Las empresas e inversionistas extranjeras que ingresan al mercado de los E.U. estarán gobernadas por numerosas leyes estatales y federales de trabajo y empleo. Por lo tanto, cuando se abre un negocio en los Estados Unidos es crítico trabajar con abogados que tienen experiencia y podrán guiarlo por los siguientes pasos.
Paso 1: Contratación y Reclutamiento
Un empleador no puede discriminar contra candidatos a base de su edad, raza, género, origen nacional, incapacidad, ni otro estado protegido bajo las leyes locales, estatales y federales. Es crucial seguir prácticas adecuadas de contratación para cumplir con las leyes de las jurisdicciones en que usted opera, y para evitar posibles litigios.
La Descripción del Cargo
Cuando se pone un aviso acerca del cargo o cuando se publica en su sitio web, buscador de empleos, medios sociales u otra parte por escrito, hay que ser especifico acerca de los requerimientos del cargo y las competencias y experiencia que el postulante debe tener.
Postulaciones de Empleo y el Proceso de Entrevistas
Las leyes federales y estatales gobiernan lo que se puede preguntar en las postulaciones de empleo y en las entrevistas. Generalmente, los empleadores no pueden preguntar al postulante acerca de, o tratar de identificar su raza, genero, edad, incapacidad, religión, origen nacional, estado civil, membresía en un sindicato, condición de VIH/SIDA, o carácter de célula falciforme. Se deben evitar las anotaciones en la postulación de empleo que indican alguna de estas características así como preguntas relacionadas a los antecedentes criminales o convicciones. Además, no se deben hacer preguntas médicas o preguntas acerca de casos de reclamos del seguro contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales en una postulación de empleo o durante una entrevista.
Implemente postulaciones de empleo para todos los cargos y mantengalas uniforme. Mantenga la postulación sencilla, enfocada en la educación, antecedentes de empleo y atestaciones con respecto al consentimiento para someterse a ciertas pruebas de drogas, chequeos de antecedentes, chequeos de crédito, (donde están permitidos según la ley del estado), verificación de empleo y para solicitar referencias de empleo.
Dependiendo de la ubicación de la empresa, los empleadores puedan ver postulantes que son nacionales extranjeros con permisos de trabajo de plazo limitado. Estos candidatos extranjeros requieren el auspicio de la empresa. Los empleadores deben tomar la decisión si van a adoptar una política de auspiciar dichos candidatos y en qué medida. Los empleadores deben implementar una política de auspicio de inmigración que declara sencillamente los parámetros del empleo y el auspicio. Al tener dicha política se asegura que se puede contratar y retener la fuerza de trabajo más talentosa y minimizar la responsabilidad en caso de que se haya una auditoria del empleador o suceda un litigio.
Paso 2: Cartas de Oferta
Las cartas de oferta sirven para documentar la relación de empleo y también pueden ser la base para la desvinculación.
Se pueden usar cartas estándares breves para empleados no ejecutivos. Estas deben incluir la siguiente información acerca del puesto: título del cargo; si es exento o no exento; la ubicación; las horas; el pago y la frecuencia del pago; la fecha de inicio; los beneficios, la elegibilidad y fecha de elegibilidad; cláusulas de contingencia; si el empleo es a voluntad o si se puede terminar por causa; y el plazo para aceptar la oferta. La carta debe estar en membrete de la empresa empleadora y ejecutada por un empleado autorizado.
Las cartas de oferta para ejecutivos tendrán más detalles y pueden incluir disposiciones de no competencia; una redacción para separación; información acerca de bonos; convenios restrictivos; y disposiciones con relación a la confidencialidad y los secretos del comercio.
Los arreglos de empleo con relación a empleados por contrato, los empleados a distancia, los empleados a tiempo parcial u otras situaciones únicas también deben estar detallados en un documento por escrito que especifica el arreglo.
Paso 3: Aceptación y Cumplimiento con I-9
Todos los empleadores en todos los estados deben completar y mantener un formulario de verificación de empleo I-9 para cada empleado contratado después del 6 de noviembre de 1986, la fecha en que la Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 fue promulgada. Los empleadores deben completar el Formulario I-9 en forma oportuna, normalmente dentro de tres días de la contratación; consiga que el empleado complete y firme la sección correspondiente (la Sección 1); compruebe que los documentos presentados por el empleado sean aceptables; y complete la Sección 2. En el proceso de completar el Formulario I-9, los empleadores no pueden discriminar o tomar represalias por medio de acciones, comentarios, amenazas o pedir documentos en exceso o documentos específicos. Se debe entregar a los empleados la lista de documentos aceptables que se encuentra en la última página del Formulario I-9. Según crecen las empresas, es crítico establecer y mantener una política formal acerca del I-9 y realizar auditorías internas de I-9 regularmente para estar en cumplimiento y evitar fuertes multas monetarias producto de auditorías por el gobierno de los EE.UU.
Paso 4: Leyes de Sueldos e Horas
La gran mayoría de las disputas legales enfrentadas por muchas empresas pequeñas y emergentes se producen de reclamos que los empleados fueron inadecuadamente remunerados por horas extras de trabajo. La falta de debidamente clasificar y remunerar los empleados puede llevar a problemas legales importantes. Las normas federales acerca del sueldo mínimo y las horas están gobernadas por la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA por sus siglas en ingles), que también gobierna la remuneración por horas extras en exceso de 40 por semana; los requerimientos acerca de los registros que se deben llevar; y la igualdad de pago entre hombres y mujeres. Muchos estados tienen leyes sobre sueldos e horas que establecen sueldos mínimos más altos o que contienen requerimientos especiales para los tiempos de descansos y comidas. En aquellos estados, el empleador debe seguir las leyes de sueldos e horas que sean más generosas o favorables para el empleado. Los empleadores también deben saber que no pueden evitar los requerimientos de sueldo mínimo u horas extras solamente al denominar a un empleado como un “contratista independiente”, al llamar a un cargo “exento” o al pagar al empleado un salario. La Ley de Normas Justas de Trabajo (y las decisiones judiciales emergentes) buscan a varios factores para determinar si un empleado o un cierto cargo (por ejemplo, ejecutivo, administrativo, o profesional) está correctamente clasificado como exento.
Paso 5: Beneficios de los Empleados y Remuneración Incentiva
Ya que el flujo de caja puede estar limitado en los días iniciales de un startup o pequeña empresa, los empleadores podrían ofrecer otras formas de remuneración incentiva para sus ejecutivos y para atraer el talento. Ejemplos podrían incluir acciones restringidas, opciones sobre acciones, unidades de acciones restringidas, o derechos de revalorización de acciones. Otros métodos de remuneración podrían incluir bonos de incentivo, beneficios por separación, planes de salud que están disponibles bajo la ley de reforma de salud de 2014, y beneficios de jubilación (por ejemplo, un plan 401(k)). Todo plan de remuneración alternativa debe estar estructurado con el consejo de un experto en beneficios para empleados y detallado en la carta de oferta.
Paso 6: Redactar y Mantener las Políticas de Empleo
Según crece su empresa y su personal, desarrollar e implementar políticas y prácticas de empleo facilitará cumplimiento con las leyes de empleo y minimizará las disputas legales. Para beneficiar al empleador y fomentar el estado de ánimo de los empleados, se deben establecer claramente las políticas acerca de vacaciones, licencias médicas, los derechos según la Ley de Licencia por Razones Médicas y Familiares (FMLA por sus siglas en ingles), acoso, discriminación, y conductas prohibidas con consecuencias describidas. Sin embargo, hay que tener cuidado en evitar políticas acerca de los medios sociales que son demasiado restrictivas o políticas que le dan protección a los empleados sobre lo que las leyes de empleo requieren. Actualicé sus políticas regularmente para asegurar el cumplimiento con los cambios en las leyes. Aunque los manuales de empleados, políticas o instructivos no se ven como contratos ejecutables en la mayoría de los estados, es una buena práctica decláralo claramente en el mismo instructivo o manual. Finalmente, las claves para asegurar que un manual de empleo sea efectivo es la aplicación y ejecución constante de sus políticas. También capacitación adecuada y constante en la prevención del acoso y la discriminación para empleados de todos niveles, incluyendo los supervisores.
Paso 7: Evaluación de Empleados y Disciplina
Las evaluaciones de desempeño de los empleados son críticos para las prácticas de personal de una empresa. Evaluaciones honestas y efectivas pueden medir si los empleados estén desempeñándose según las expectativas, pueden identificar áreas para mejoramiento y sirven como herramientas valiosas cuando se cuestiona o se desafía una decisión de empleo en un tribunal. Se deben realizar evaluaciones por lo menos anualmente. Pero si se identifican problemas con el desempeño, revisiones a medio año muchas veces son recomendables. Si parece que se justifica una acción disciplinaria o la despedida, el motivo para esas decisiones debe quedar claramente documentado. La despedida requiere cumplimiento adicional con las leyes de sueldos y según corresponda, la debida notificación para efectos de la continuación de la cobertura de seguro y los beneficios según la Ley (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act ) y la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación para los Empleados.
Otras Consideraciones
Dependiendo del tamaño de la empresa, podría estar sujeta a varias leyes estatales y federales de empleo. Por ejemplo, la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA en inglés), la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados, y muchas leyes estatales de seguro contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales aplican independiente del tamaño de su personal de trabajo. Acción legal por una infracción de estas leyes es justificada aunque solo un empleado lo haya cometido.
Al contrario, otras leyes federales de empleo requieren un mínimo número de empleados antes que se apliquen las leyes: el Titulo VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, según enmendada (Titulo II), y la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades requieren un mínimo de 15 empleados; la Ley Contra la Discriminación por la Edad en el Empleo (20 empleados); la Ley de Licencia por Razones Médicas y Familiares (FMLA) (50 empleados); y la Ley de Notificación de Ajuste y Recapacitación del Trabajador (100 empleados). Muchas leyes locales y estatales tienen umbrales menores en cuanto a la fuerza de trabajo, por eso es importante entender cuáles leyes se aplican a su empresa.
Las pequeñas empresas o startups deben tener acuerdos por escrito con todos los proveedores de servicios que detallan precisamente los términos y condiciones de los servicios (por ejemplo, remuneraciones, administración de beneficios, u otros servicios de recursos humanos) por prestarse a la empresa.
El uso de los medios sociales para reclutar y contratar constituye un área legal en desarrollo. Así, los empleadores deben tomar extrema precaución para evitar posibles reclamos de discriminación o invasión de privacidad y evitar reunir información que de otra manera no se permite en el proceso de contratación.
Ya que los startups pueden tener activos intangibles para proteger, se deben tratar los temas de propiedad intelectual temprano, con su propiedad y valor bien documentados, y la empresa debe asegurar que los empleados firmen acuerdos de confidencialidad antes de comenzar el empleo.
Conclusion
Cuando se abre una empresa en los Estados Unidos es mejor consultar a un abogado acreditado y de confianza para ayudar a desarrollar programas de empleo que estarán en cumplimiento y que serán eficiente y efectivos en cuanto al costo. Abrir una nueva empresa y estar operacional lo más rápido posible es un proceso difícil. La asesoría legal y orientación de expertos en el área de las leyes de trabajo y empleo son vitales. Esto permite evaluar los requerimientos descritos aquí y evita dolores de cabeza costosos.