Este articulo da orientación para empresas nuevas o extranjeras que están ingresando al mercado de los EE.UU. y buscan emplear nacionales extranjeros que ya están en los Estados Unidos con visas no de trabajo, o nacionales extranjeros fuera del país que desean ingresar a los Estados Unidos con una visa de trabajo. La discusión pretende tocar temas importantes, proveer las mejores prácticas y explicar cómo los startups pueden evitar las dificultades comunes y cumplir los plazos que son críticos para contratar nacionales extranjeros y mantenerlos en una situación legal. También incluye una breve discusión que pretende ayudar a los startups seguir en cumplimiento con el laberinto de reglas complejas de inmigración.
Mejores Prácticas
…los startups deben tener solidos planes de negocios con proyecciones a cinco años de dotación de personal y crecimiento de ingresos.
Los startups deben tener evidencia de su existencia corporativa y su viabilidad financiera para poder solicitar visas de trabajo temporal, que permiten a los nacionales extranjeros trabajar y vivir en los Estados Unidos. Una vez que dicha evidencia este fácilmente disponible, los startups deben tener solidos planes de negocios con proyecciones a cinco años de dotación de personal y crecimiento de ingresos. Se requieren estos planes de negocios para las peticiones de visas no inmigrantes que deben presentarse antes las autoridades correspondientes de inmigración de los EE.UU., en los Estados Unidos o en los consulados de los EE.UU. en el extranjero.
Los startups que buscan contratar nacionales extranjeros deben iniciar el proceso de entrevistas temprano para determinar cuál de las varias visas de trabajo para “no-inmigrantes” (temporales) serían las mejores para solicitarle a las autoridades de inmigración de los EE.UU. Las visas de no inmigrante permiten al nacional extranjero vivir y trabajar en los Estados Unidos por un plazo fijo. Aunque no llevan a la residencia permanente (una “tarjeta verde”), algunas visas de no inmigrante pueden renovarse indefinidamente. Es mejor iniciar el proceso de entrevistas cuatro meses antes de la fecha de inicio del nacional extranjero en la empresa para dejar tiempo suficiente. Las autoridades de inmigración de los EE.UU. van a querer ver una descripción detallada del cargo que se busca llenarse, sus requerimientos de educación y experiencia y las calificaciones del nacional extranjero. Reunir documentación de educación y experiencia del nacional extranjero es un proceso que quita tiempo. Para algunos tipos de visas de trabajo se requieren traducciones y evaluaciones educacionales de los documentos. Los tiempos para procesar solicitudes de visas de trabajo en las oficinas de inmigración en los EE.UU varían desde tan poco como 15 días hábiles, si se paga un cargo extra para procesamiento de primera, hasta tanto como cinco meses con procesamiento normal. Es crítico planificar con anticipación y revisar la fecha inicial.
…las autoridades van a querer ver una descripción detallada del cargo que se busca llenarse, sus requerimientos de educación y experiencia y las calificaciones del nacional extranjero.
Los startups deben entender que las autoridades de inmigración de los EE.UU. son cautelosas con las nuevas entidades corporativas. Deben documentar tanto como sea posible con relación a la existencia corporativa, incluyendo licencias operacionales, cuentas bancarias corporativas, y contratos de arriendo firmados y fechados.
Se les aconseja a las empresas con dueños extranjeros tener los planes de negocios antes descritos, mostrando la existencia corporativa y la viabilidad financiera, mas evidencia de la identidad de los propietarios del startup en los EEE.UU. para cumplir ciertos requerimientos de visa para traspasar personal extranjero a los Estados Unidos.
Los startups deben determinar por cuánto tiempo se necesitara el nacional extranjero y si el empleo será de corto o largo plazo, ya que esto puede determinar el tipo de visa de trabajo “no-inmigrante” temporal al que se appliqué. Algunas visas de corto plazo pueden convertirse en visas de largo plazo indefinidas. Estas son visas de inmigrante, comúnmente conocidas como “tarjeras verdes” y permiten al individuo quedarse en los Estados Unidos como un residente permanente. La planificación anticipada y la revisión del cargo son críticos para un startup que busca un nacional extranjero para trabajar en los Estados Unidos.
Los startups pueden aprovecharse de ciertas opciones de visas no inmigrantes… en algunos casos sin tener que primero hacer una solicitud ante las autoridades de inmigración de los EE.UU….
Opciones de Primera
Los startups pueden aprovecharse de ciertas opciones de visas no inmigrantes que pueden ayudarles en contratar a nacionales extranjeros en forma expediente, efectivo en cuanto al costo y en algunos casos sin tener que primero hacer una solicitud ante las autoridades de inmigración de los Estados Unidos. Las siguientes visas de trabajo temporal no requieren una solicitud ante las autoridades de inmigración de los Estados Unidos y pueden presentarse en el consulado de los EE.UU. en el extranjero, o en la frontera entre los EE.UU. y Canadá o los EE.UU. y México:
- Visa TN para profesionales que vienen a los Estados Unidos según el acuerdo TLCAN. Pueden presentar su solicitud de TN en la frontera entre los EE.UU. y Canadá y estar admitidos por hasta tres años. Los Mexicanos pueden presentar su solicitud de TN en el consulado de los EE.UU. en México y podrán obtener autorización de visa TN de uno, dos o tres años para ingresar a los EE.UU.;
- Visa E-3 para nacionales de Australia que vienen a trabajar como profesionales. Pueden solicitar la autorización E-3 en un consulado de los EE.UU. e ingresar para trabajar en los EE.UU.;
- H-1B1s para nacionales de Singapur o Chile que vienen a trabajar como profesionales según acuerdos de libre comercio entre los Estados Unidos y Chile o entre los Estados Unidos y Singapur. Puede solicitar la visa H-1B1 en el consulado de los EE.UU. en el extranjero e ingresar para trabajar en los Estados Unidos;
- Los nacionales de Canadá pueden ingresar a los Estados Unidos como transferidos intraempresariales L-1 al realizar el proceso en la frontera entre los EE.UU. y Canadá o en un aeropuerto internacional, realizando el proceso directamente en estos puertos de entrada sin una aprobación de una solicitud formal de una visa de trabajo emitida por las autoridades de inmigración de los EE.UU.; y
- Visas de comerciante por tratado E-1 o de inversionista E-2 pueden ser procesadas directamente por oficiales de los consulados de los EE.UU, en el extranjero para ciertas nacionalidades sin una aprobación de una solicitud formal de una visa de trabajo. Dichas clasificaciones de visas de trabajo están gobernadas por reglas. Al usarlas, los startups pueden ahorrar dinero, tiempo y esfuerzos.
Dificultades Comunes para Startups
Los startups muchas veces sin darse cuenta contratan nacionales extranjeros en los Estados Unidos para trabajar con ellos bajo la visa de negocios B-1. Esta visa no es una visa de trabajo temporal y no permite a los nacionales extranjeros trabajar en los Estados Unidos. Asimismo, ciertas nacionalidades están permitidas ingresar a los Estados Unidos sin una autorización formal de una visa B-1. Este programa de renuncia a visa se reserva solamente para viajes de negocios a corto plazo. No se debe usar para evadir las visas de trabajo de inmigración de los EE.UU.
Todos los empleadores en todos los estados deben completar y mantener un formulario de verificación de empleo I-9 para cada empleado contratado después del 6 de noviembre de 1986…
También muchas veces los startups contratan nacionales extranjeros sin completar el formulario obligatorio de verificación de empleo I-9. Todos los empleadores en todos los estados deben completar y mantener un formulario de verificación de empleo I-9 para cada empleado contratado después del 6 de noviembre de 1986, la fecha en que la Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 fue promulgada. Esto corresponde independiente del tamaño del startup. Los empleadores deben completar el Formulario I-9 en forma oportuna, normalmente dentro de tres días de la contratación; conseguir que el empleado complete y firme la sección correspondiente del Formulario I-9 (la sección 1); comprobar que los documentos presentados por el empleado sean aceptables; y completar la sección 2 del Formulario I-9. En el proceso de completar el Formulario I-9, los empleadores no pueden discriminar o tomar represalias por medio de acciones, comentarios, amenazas o por pedir documentos en exceso o documentos específicos. Se debe entregar a los empleados la lista de documentos aceptables que se encuentra en la página nueve del formulario. Según crecen las empresas, es crítico establecer y mantener una política formal acerca del I-9 y realizar auditorías internas de I-9 regularmente para estar en cumplimiento y evitar fuertes multas monetarias producto de auditorías por el gobierno de los EE.UU.
Muchas veces los startups dejan de registrar las fechas de vencimiento de las visas de trabajo, y no comienzan un proceso de extenderlas en forma oportuna, o dejan de convertir a una visa de inmigrante con suficiente anticipación. Si no se hacen extensiones o procesan una visa de inmigrante (la “tarjeta verde”) en forma oportuna, puede haber brechas en el empleo entre la fecha de vencimiento de la visa de trabajo temporal y la aprobación de la extensión o la fecha efectiva de la visa de inmigrante (la “tarjeta verde”). Dichas brechas pueden llevar a que los empleados NO puedan trabajar durante un tiempo. Los startups deben usar sistemas de gestión de casos para hacer seguimiento de las fechas de las visas de trabajo, asegurando el cumplimiento y extensiones oportunas. Todas las visas de no inmigrante son válidas solos por plazos limitados, que pueden variar entre uno y tres años. Se deben empezar las extensiones dentro de cuatro a seis meses de la fecha de vencimiento. Se debe hacer las determinaciones de proceder con el proceso de tarjeta verde dentro de cuatro años de la fecha de vencimiento de la visa de trabajo de no inmigrante.
Según crecen las empresas, es crítico establecer y mantener una política formal acerca del I-9…
Muchas veces les faltan a los startups políticas de inmigración por escrito que incluyen provisiones para contratar nacionales extranjeros, una política para completar y mantener los formularios I-9 y una política de “E-Verify”. Según crece su empresa (y su fuerza de trabajo) el desarrollo y la implementación de políticas y prácticas de inmigración servirán para facilitar el cumplimiento con las leyes de inmigración de los EE.UU. y minimizar la exposición a graves penales civiles y criminales. Un solo empleado puede gatillar responsabilidad por la infracción de los requerimientos de I-9.
Este originalmente apareció como una JD Supra Perspective el 14 de agosto de 2015.