Las prácticas no pagadas presentan a las empresas con una posible exposición legal, según consta por varias victorias legales bien publicadas para practicantes últimamente, incluyendo una contra NBC que finalmente pagó millones de dólares. Para ayudar en evitar la responsabilidad, las empresas deben cumplir con la Ley de Normas Justas en el Trabajo (FLSA) que permite prácticas no pagadas bajo ciertas circunstancias limitadas. Aunque la FLSA se aplica a entidades con y sin fines de lucro, solamente se pone relevante si existe una relación de empleo (entre un empleador y un empleado).
Para determinar si existe una relación de empleo para efectos de la FLSA, los tribunales ven las ‘realidades económicas’ de caso individual (por ejemplo, la dependencia económica que el trabajador tiene en el empleador alegado). La Corte Suprema de los EE.UU. no ha pronunciado si los alumnos practicantes son ‘empleados’ para efectos de la FLSA. Sin embargo, la Corte Suprema ha considerado una pregunta relacionada, en el contexto de aprendices en el programa de capacitación propio de la empresa, y determinó que a FLSA no define la relación de empleo tan ampliamente para considerar como empleados todos que prestan algún tipo de servicio. Ver Walling v. Portland Terminal Co., 330 U.S. 148, 152 (1947). Desde entonces, los tribunales han aplicado lo que se sostuvo en Portland Terminal en el contexto de alumnos en práctica.
Portland Terminal
En Portland Terminal, un ferrocarril dio a los prospectivos guardafrenos un curso de capacitación preliminar de siete o ocho días. No había aulas de clases. Bajo la supervisión de un equipo del patio, primero los aprendices observaron el trabajo y luego lo realizaron. Aquellos que terminaron el curso con éxito formaron un grupo de trabajadores disponibles para el ferrocarril según se abrían puestos. No se pagaron a los aprendices para el periodo de capacitación.
La Corte Suprema encontró que, ya que los aprendices no fueron empleados según la FLSA, no tenían derecho a remuneración para su capacitación. Aunque los aprendices realizaron “trabajo en el tipo de actividades cubiertas por la [FLSA],” aún tenían que probar que fueran “empleados”. En ese sentido, la corte consideró los beneficios relativos del programa de capacitación para los aprendices y para el ferrocarril. Id. en 150.
La corte encontró que “el trabajo de los aprendices no facilita el negocio de la empresa, sino puede y a veces en efecto lo impide.” Id. en 150. Claramente, no hay una relación de empleo si el negocio “no recibe ninguna ‘ventaja inmediata’ del trabajo realizado por los aprendices” o si los aprendices “están trabajando para su propia ventaja.” Id. en 152-53. Es así porque la FLSA “no pretendió penalizar [a los negocios] por prestar, libre de cargo, el mismo tipo de instrucción [que una escuela] e un lugar o de una manera que beneficiaria en mayor medida a los aprendices.” Id. en 153. Al contrario, todos los estudiantes serian empleados de la escuela o universidad que asisten,” y todos aquellos que realizaran trabajos para otros (pero para sus propios propósitos personales) tendrían derecho a sueldos. Id. en 152. Así, aunque los aprendices realizaron trabajos prácticos durante el periodo de capacitación, y el ferrocarril formó un grupo de guardafrenos capacitados del cual podría contratar según había puestos disponibles, la Corte Suprema sostuvo que los aprendices no fueron “empleados.”
En aplicar Portland Terminal, los tribunales han encontrado que no existe una relación de empleo para estudiantes donde: el trabajo es una extensión de los estudios y el estudiante en práctica recibió crédito por el curso y una calificación para el trabajo; el desempeño por parte del aprendiz de trabajo real en la instalación es el propósito central de la practica; no se contempló ni se pagó ninguna remuneración; la instalación recibió muy poco beneficio del trabajo del estudiante en práctica en que el estudiante en práctica no reemplazó un trabajador pagado y no alivió la carga de trabajo para los otros trabajadores; y el negocio tuvo que supervisor el trabajo del estudiante en práctica, darle retroalimentación y capacitación según fuera necesaria y contestar las preguntas del estudiante en práctica. Algunas cortes, incluyendo cortes de apelaciones en el Sexto Circuito (Kentucky, Michigan, Ohio, y Tennessee) y el Segundo Circuito (Connecticut, New York, y Vermont), han dicho que este análisis y Portland Terminal crean una prueba de “beneficio primario”: si el beneficio primario de la práctica fue para el estudiante o para el negocio. Ver, por ejemplo, Solis v. Laurelbrook Sanitarium & School, Inc., 642 F.3d 525, 526, 528-29 (6º Circuito, 2011); Glatt v. Fox Searchlight Pictures, Inc., 791 F.3d 376, 383 (2º Circuito, 2015).
La Posición del Departamento de Trabajo acerca de las Prácticas de Estudiantes No Pagadas
El Departamento de Trabajo, que es la agencia encargada de implementar los reglamentos para la FLSA, ha declarado en el contexto de los estudiantes en práctica que no se debe encontrar ninguna relación de empleo donde el estudiante recibe crédito para la graduación para la práctica y la práctica le da experiencias de la vida real que no se podrían obtener en el ambiente de la aula de clases. Para analizar la relación del estudiante en práctica, también desarrolló una prueba de seis factores, que pretende evaluar las realidades económicas de la relación conforme con Portland Terminal.
Algunas cortes usan los factores del Departamento de Trabajo como un guía para evaluar si se haya formado una relación de empleo. Otras no los usan en absoluto, encontrándolos demasiado rígidos y no conforme a Portland Terminal.
Los factores son:
- la capacitación, aun cuando incluye la operación de las instalaciones del empleador, es similar a aquella que se daría en una escuela vocacional;
- la capacitación es para el beneficio de los aprendices o estudiantes;
- los aprendices o estudiantes no desplazan a los empleados normales, sino trabajan bajo su estrecha observación;
- el empleador que presta la capacitación no deriva ninguna ventaja inmediata de las actividades de los aprendices o estudiantes y en ocasiones sus operaciones puedan estar impedidas;
- los aprendices o estudiantes no necesariamente tienen derecho a un trabajo a la conclusión del periodo de capacitación; y
- el empleador y los aprendices o estudiantes entienden que los aprendices no tienen derecho a sueldos para el tiempo que pasan en la capacitación.
Programas de Estudiantes en Práctica: Mejores Prácticas
Aunque no hay una manera segura de probar que no existe una relación de empleo, la corte ponderará los siguientes factores en el evento de una demanda:
- Crédito universitario. Si el estudiante en práctica recibe crédito universitario, eso apoyará enormemente a la posición de la empresa que no existe una relación de empleo. De hecho, el Departamento de Trabajo ha dicho que si el estudiante en práctica recibe crédito universitario, el beneficio primario corresponderá al estudiante, así satisfaciendo el factor No 2 de esta prueba.
- Experiencia educacional. Asegurar que la práctica es una experiencia educacional también ayuda al caso de la empresa. Por ejemplo, conseguir materiales para el curso y un plan de estudios de la escuela del estudiante; hablar con los instructores de la escuela acerca de las tareas asignadas al estudiante en práctica para asegurar que la escuela estime que las tareas tienen valor educacional; y mantener contacto con la escuela, dando actualizaciones acerca del trabajo del estudiante en práctica y las evaluaciones de sus proyectos. Considerar invitar representantes de la escuela a visitar a sus dependencias para observar los estudiantes en el trabajo y para conseguir retroalimentación de los representantes acerca de las asignaciones de trabajo para los estudiantes en práctica. Además, en la medida que la escuela tiene requerimientos para las practicas, asegurar que el programa los cumpla. Si las fechas de trabajo corresponden al calendario académico, eso ayuda. La práctica no debe durar tanto tiempo que el trabajo se ponga demasiado repetitivo y que falte un avance adicional en la educación.
- Indicios de empleo. En la medida que la escuela puede seleccionar los estudiantes en práctica de su empresa, esta metodología de “aceptar lo que se ofrece” es beneficiosa porque sus entrevistas de los estudiantes serán indicios clásicos de empleo. Además, permitir a los estudiantes elegir sus propias horas y días de trabajo repercute en contra que se encuentre una relación de empleo porque la mayoría de los empleadores establecen las fechas e horas de trabajo de los empleados.
- Capacitación Práctica. Mantener el enfoque en las competencias que son transferibles dentro de la industria correspondiente y no en aquellas que solamente se relacionan a la operación de su empresa. La clave es enfatizar ensenar y observar a los estudiantes. Asignar a un empleado la responsabilidad por las tareas de los estudiantes y requerir al empleado comprobar su trabajo. Podría ser apropiado tener visitas a terreno y discursantes invitados.
- Desplazamiento. Tener cuidado en no delegar funciones a los estudiantes que permitirían a sus empleados dedicar su tiempo a otros temas. No debe parecer que los estudiantes hayan desplazados a ningún empleado.
- Supervisión y Retroalimentación. Cuando mayor es la supervisión y retroalimentación que su empresa puede dar, mejor será. Monitorear a los estudiantes, contestar a sus preguntas, prestarles orientación y darles evaluaciones frecuentes por escrito. Estas evaluaciones no tienen que llevar mucho tiempo. Trabajar con su abogado para crear un formulario estandarizado. Los estudiantes podrían evaluar su propio trabajo, detallando lo que han aprendido durante el proyecto y la práctica.
- No empleo posterior a la práctica. Explicar a los estudiantes que no están garantizados un trabajo después de la práctica. Su abogado le puede redactar un formulario que los estudiantes firman cuando empiezan la práctica.
- No pago. El formulario debe incluir el reconocimiento firmado del estudiante que la práctica es sin pago.
En la medida que una empresa puede mostrar que su programa de prácticas es conforme con estos factores, tendrá una defensa sólida, aunque no libre de riesgos, para cualquier reclamo según la FLSA.