Las compañías en la Florida necesitan estar conscientes de los altos riesgos y posibles penalidades, monetarias y civiles, de incumplir con las leyes federales que rigen la documentación de los empleados recientemente contratados. Específicamente, estas leyes requieren a los empleadores completar y mantener el Formulario I-9 (formulario de verificación de empleo). El gobierno federal ha incrementado el número de medidas de los lugares de trabajo en los últimos cinco años de 250 empleadores en el 2007 a más de 3,000 empleadores en el 2012. Las auditorías relacionadas con inmigración pueden conducir a pérdidas significantes en la productividad, multas penales, y considerables gastos legales. Asimismo, las auditorías, también podrían resultar en cobertura de la prensa no deseada con relación a las prácticas de inmigración y contratación.
Los siguientes consejos prácticos pueden ayudar a que su empresa cumpla y esté lista para una posible auditoria por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos, (ICE por sus siglas en inglés), la agencia gubernamental responsable del programa I-9.
1. Llene un formulario I-9 para cada nueva contratación.
La legislación de 1986, el Acta de Control y Reforma Migratoria (IRCA por sus siglas en inglés), establece que cada patrón, sin importar el número de empleados, llene un formulario I-9 verificando la autorización de trabajo de cada empleado de reciente contratación. El formulario debe completarse dentro de los tres días posteriores a la contratación. En caso de no cumplir con el llenado del formulario I-9 dentro de este periodo de tres días puede acarrear multas de carácter civil, sanciones penales, o exclusión de contratos gubernamentales. El formulario I-9 se puede imprimir del sitio de internet de USCIS. Imprima todas las caras del formulario y presente la lista de documentos válidos para todos los nuevos empleados. El formulario I-9 más reciente está fechado el 8 de marzo de 2013. Utilice únicamente esa versión.
2. Asegúrese que el empleado llene la sección correcta del formulario I-9.
El formulario I-9 se divide en tres secciones distintas. Únicamente el empleado puede llenar la Sección 1 del formulario, incluyendo el recuadro de confirmación referente al estatus de ciudadanía. El patrón no podrá completar esta sección bajo casi ninguna circunstancia. El empleado deberá firmar y fechar el formulario I-9.
3. Asegúrese que el patrón (o su representante) llenen la sección correcta del formulario I-9.
El patrón o su representante deberán llenar la Sección 2 del formulario y revisar los documentos originales presentados por el empleado para demostrar su autorización de trabajo. El patrón únicamente está autorizado a aceptar para revisión los documentos originales enlistados en la parte posterior del formulario I-9. Examine físicamente cada documento original para determinar si aparenta ser razonablemente auténtico y se relaciona con la persona que lo está presentando. La persona que revise debe ser la misma persona que firme la Sección 2. El único documento que no es necesario que se presente en original es una copia certificada del acta de nacimiento.
4. Los patrones no pueden solicitar documentos específicos al empleado.
El empleado puede elegir entre tres listas de documentos válidos para presentar al patrón. Estos incluyen en la Lista A documentos que muestran tanto la identidad como la autorización de trabajo, tales como pasaportes de los Estados Unidos o tarjetas de pasaporte; o una combinación de documentos que establezcan la identidad (Lista B) y la autorización (Lista C), por separado. Se prohíbe por ley al patrón pedir documentos específicos. Es el empleado quien debe elegir los documentos de la Lista A, B o C. El solicitar documentos específicos a un nuevo empleado puede llevar a presentar cargos por discriminación o abuso de documentos. Es más, el rehusarse a contratar a una persona por que el documento tiene una fecha de vencimiento futura, también puede considerarse como discriminación ilegal.
5. Los patrones deben saber por cuánto tiempo deben conservar los I-9.
Los empleados deben saber cuándo deshacerse de los I-9 para así limitar riesgos en caso de una auditoría. El ICE puede emitir multas por formularios mal presentados y conservados aún cuando el patrón no estuviera ya obligado a guardarlos. La reglamentación requiere que el patrón conserve los I-9 ya sea por tres años posteriores a la fecha de contratación o un año después de la terminación de contrato o salida del empleado, lo que ocurra al final. Mantenga los I-9 vigentes separados de los I-9 de empleados anteriores para facilitar las referencias en caso de una auditoría.
6. Los patrones deberán actualizar los formatos de forma adecuada cuando sea necesario y desarrollar un sistema de referencia.
Los patrones deberán solicitar nuevos documentos (nueva verificación) cuando los empleados presenten documentos con fechas de vencimiento. Es importante que los patrones revisen los documentos al momento de la contratación, registren las fechas de vencimiento, y establezcan recordatorios para acciones posteriores. Los patrones deben crear recordatorios para revisar formularios que requieran actualización 30 días antes de la fecha de vencimiento para contar con tiempo suficiente para la actualización. Los empleados re-contratados (empleados anteriores que regresen a la empresa), podrán ya sea completar un formulario I-9 nuevo o actualizar su antiguo formulario si son recontratados dentro de un periodo de tres años posteriores a la fecha de presentación de la forma I-9 original. Tenga presente que los ciudadanos de los Estados Unidos o los residentes legales permanentes (portadores de la tarjeta verde), que presenten una tarjeta verde en la Sección 2, no tendrán que ser actualizados.
7. Los patrones deberán saber que empleados deben llenar el formulario I-9.
El saber quién necesita llenar el formulario I-9 puede ayudar a prevenir acusaciones por discriminación o abuso de documentos. La ley federal establece que los patrones no están obligados a llenar formularios I-9 para algunas categorías de empleados: 1) personas contratadas antes del 7 de noviembre de 1986; 2) personas contratadas después del 7 de noviembre de 1986 que dejaron su trabajo antes del 1 de junio de 1987; 3) empleados domésticos o aquellos que tengan trabajos esporádicos, intermitentes o irregulares; y 4) contratistas independientes, por ejemplo, empresas de arrendamiento o empleados que no se encuentren físicamente dentro del territorio de los Estados Unidos.
8. Los patrones deben instaurar y mantener una política de cumplimiento y conservación del I-9.
Los patrones deben tener una política por escrito sobre el cumplimiento y conservación del I-9 y comunicarla a todo el personal, recursos humanos o cualquier otra área responsable de la contratación, particularmente aquellos encargados de llenar y conservar los I-9 a nombre de los empleados. La política debe ser clara y concisa y revisarse periódicamente para asegurar que se está utilizando el formulario I-9 más reciente.
9. Los patrones deberán proporcionar una capacitación del I-9 para el área de recursos humanos o los representantes designados de la empresa.
Es una buena decisión e inversión llevar a cabo capacitaciones de I-9 por lo menos dos veces al año, e indicar la asistencia obligatoria. Establezca como requisito para los empleados responsables del llenado del I-9 la lectura del Manual USCIS para Patrones: Guía para Llenar el I-9 (Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo)(M274). Este manual fue actualizado el 30 de abril de 2013 y puede encontrarse en línea en la página www.uscis.gov. De manera adicional, conserve copias a color de los documentos válidos (los cuales se encuentran en el manual) y téngalos disponibles para facilitar la referencia. Siempre asegúrese de utilizar el formulario I-9 más reciente. Revise periódicamente el Centro de I-9 en la dirección para información actualizada del Formulario I-9.
10. Los patrones deben tener asesoría experimentada con conocimientos de inmigración.
Los patrones se verán beneficiados teniendo un asesor capacitado en el cumplimiento del I-9 y listo para revisar los documentos presentados por los nuevos empleados. Estos asesores podrán solucionar asuntos de retención del I-9, asuntos relacionados al llenado del I-9 o programas de mantenimiento, y estarán disponibles para auditorías internas o para guiar y preparar al patrón para una posible auditoría posterior a una visita del ICE. El asesor de inmigración también podrá llevar a cabo capacitación del I-9 para los empleados designados por el patrón.